Hạch toán trợ cấp thôi việc là một phần quan trọng trong quản lý chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200, việc hạch toán trợ cấp thôi việc cần đảm bảo chính xác và tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán. Dưới đây, ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền trợ cấp thôi việc theo thông tư 200, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn chi phí liên quan.

Hướng dẫn tính tiền trợ cấp thôi việc

Công thức tính trợ cấp thôi việc cho người lao động như sau:

Tiền trợ cấp thôi việc = 1/2 x Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc x Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc.

Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc: Là mức lương bình quân của 6 tháng gần nhất trước khi người lao động nghỉ việc. Thời gian tính trợ cấp theo năm, đủ 12 tháng thì tính tròn 1 năm. Nếu có tháng lẻ, từ 1 đến 6 tháng tính là 1/2 năm; từ 7 tháng trở lên tính là 1 năm.

Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc: Là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế tại doanh nghiệp, trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã nhận trợ cấp thôi việc trước đó. Cụ thể:

Nếu trợ cấp thôi việc không được trích lập dự phòng trước đó thì xử lý thế nào?

Trong trường hợp không lập dự phòng trước đó, toàn bộ chi phí trợ cấp thôi việc phát sinh sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Quy định về việc chi trả trợ cấp thôi việc và cách tính thuế TNDN

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí dùng để chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó, khoản này được xem là chi phí hợp lý khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Cụ thể, Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm như sau:

“Chi phí chi trả trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm cho người lao động sẽ được đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của doanh nghiệp.”

Như vậy, các khoản kinh phí liên quan đến trợ cấp thôi việc và mất việc làm cho người lao động được tính vào chi phí của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu việc chi trả trợ cấp thôi việc không tuân thủ đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi này sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ trong việc xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Thời hạn thanh toán trợ cấp thôi việc cho người lao động

Theo quy định tại Điều 48 của Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn tất việc thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm trợ cấp thôi việc, trong vòng 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Ví dụ: Chị C chấm dứt hợp đồng lao động với công ty vào ngày 01/06/2024. Trong thời gian làm việc, chị C đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Chị bắt đầu làm việc từ ngày 01/06/2019 và tham gia bảo hiểm thất nghiệp từ ngày 01/09/2019.

Đồng thời, mức lương trung bình của chị trong 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc là 12.000.000 đồng. Trong thời gian làm việc, chị C đã nghỉ thai sản 3 tháng.

Chị C đã làm việc thực tế tại công ty trong 5 năm (01/06/2019 đến 01/06/2024):

Khi nào cần trích lập dự phòng trợ cấp thôi việc?

Doanh nghiệp trích lập vào cuối kỳ kế toán năm, dựa trên số người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc và các yếu tố như thâm niên làm việc, mức lương và các quy định liên quan.

Hạch toán trợ cấp thôi việc theo Thông tư 200

Khi tính trợ cấp thôi việc, doanh nghiệp cần ghi nhận như sau:

Ví dụ: Công ty DEF kết thúc hợp đồng lao động với nhân viên Z sau 4 năm làm việc. Khoản trợ cấp thôi việc được tính cho nhân viên Z là 25 triệu đồng. Công ty ghi nhận khoản chi phí này vào chi phí quản lý.

Hạch toán chi phí trợ cấp thôi việc:

Khi chi trả trợ cấp thôi việc cho nhân viên Z bằng tiền mặt:

Nếu chi trả qua ngân hàng, thay TK 111 bằng TK 112 (tiền gửi ngân hàng).

Hạch toán chi trả trợ cấp thôi việc

Khi thực hiện thanh toán trợ cấp thôi việc, kế toán ghi nhận như sau:

Ví dụ: Công ty GHI chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên K sau 6 năm làm việc. Theo quy định, công ty phải thanh toán trợ cấp thôi việc là 18 triệu đồng cho nhân viên K, và thực hiện chi trả qua chuyển khoản ngân hàng.

Hạch toán khi chi trả trợ cấp thôi việc:

Nếu chi trả bằng tiền mặt, thay TK 112 bằng TK 111 (tiền mặt).

Nếu không chi trả trợ cấp thôi việc thì mức phạt sẽ như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 12 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt nếu không chi trả hoặc chi trả không đủ trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động. Mức xử phạt cụ thể được quy định như sau:

Ngoài việc bị phạt tiền, người sử dụng lao động còn phải hoàn trả đủ khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc cho người lao động, kèm theo lãi suất không kỳ hạn cao nhất do các ngân hàng thương mại nhà nước áp dụng tại thời điểm xử phạt.

Những điều kiện được hưởng trợ cấp thôi việc

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc nếu đã làm việc liên tục từ 12 tháng trở lên. Các trường hợp đủ điều kiện bao gồm:

Có cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với trợ cấp thôi việc không?

Theo quy định, khoản trợ cấp thôi việc nằm trong các khoản được miễn thuế TNCN theo Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu nằm trong giới hạn luật định. Tuy nhiên, nếu vượt mức quy định, phần vượt sẽ phải chịu thuế.

Hy vọng với những thông tin  ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về cách hạch toán trợ cấp thôi việc theo thông tư 200. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.